Informacja o ustalaniu terminów zgłoszeń

W związku z często pojawiającymi się wątpliwościami w sprawie przedłużania terminów zgłoszeń wstępnych oraz ostatecznych informujemy, że:

1. Organizator ustala w komunikacie nr 1 termin zgłoszeń wstępnych, a w komunikacie nr 2 termin zgłoszeń ostatecznych. Te terminy nie są narzucane przez Koordynatora AMP - AZS Środowisko Warszawa.

2. O ewentualnych zmianach/przedłużeniu ww. terminów decyduje organizator  a Koordynatora AMP jedynie Informuje o takiej decyzji podając nową datę do zmiany w systemie e-Madzia.

Obowiązki organizatora Akademickich Mistrzostw Polski 2009/2010

AZS Środowisko Warszawa w związku z powierzeniem jednostce organizacyjnej AZS (KU AZS lub OŚ AZS) organizacji i przeprowadzenia Akademickich Mistrzostw Polski oraz zatwierdzeniem refundowanych kosztów zobowiązuje ORGANIZATORA do wypełnienia następujących wymogów.

I. Wymogi ogólne

1. Organizator zawodów zobowiązany jest do przeprowadzenia imprezy AMP zgodnie z zapisami ogólnymi i technicznymi regulaminu zatwierdzonego w 2009 roku.
2. Organizator zobowiązany jest do ustalenia terminu prowadzonych rozgrywek w porozumieniu z Koordynatorem Mistrzostw.
3. Organizator zobowiązany jest do zawarcia ubezpieczenia OC związanego z prowadzeniem imprezy AMP.

II. Komunikacja

Organizator zobowiązany jest do przesłania poprzez elektroniczny system zgłoszeń E-Madzia następujących komunikatów organizacyjnych dotyczących prowadzonej imprezy:

Komunikat nr 1 (miejsce zawodów, termin zawodów, termin zgłoszeń, propozycja zakwaterowania i wyżywienia, informacje kontaktowe, informacje dodatkowe) - 3 miesiące przed terminem zawodów.

Komunikat nr 2  (informacja o zgłoszonych uczelniach, program zawodów, data i miejsce weryfikacji oraz odprawy technicznej, mapka, informacje kontaktowe, informacje dodatkowe) - 1 miesiąc przed terminem rozpoczęcia zawodów.

Komunikat końcowy (informacja o klasyfikacji końcowej zawodów, wyróżnionych uczestnikach, dodatkowych uwagach organizacyjnych i dyscyplinarnych, podziękowaniach dla sponsorów) - max. 1 dzień po zakończeniu zawodów.

Wyniki szczegółowe (pełne zestawienie wyników indywidualnych, drużynowych oraz klasyfikacji dodatkowych) w formie edytowalnej dla koordynatora AMP (format Word, Excel) - max. 2 dni po zakończeniu zawodów. W przypadku dyscyplin zespołowych wyniki powinny zostać przesłane na wzorcach zamieszczonych na stronie www.amp.azs.pl.

III. Promocja i media

1. Organizator zobowiązany jest do promowania Akademickiego Związku Sportowego poprzez:
   umieszczenia w wydawnictwach, materiałach informacyjnych (plakaty, zawiadomienia, komunikaty, zaproszenia, strona internetowa) poprzedzających organizację Mistrzostw informacji o AZS, symboliki AZS itp.,
   
   wciągnięcia flagi AZS podczas ceremonii otwarcia zawodów,
   
   udekorowana flagami AZS, banerami z napisem Akademicki Związek Sportowy i inną symboliką AZS wszystkich obiektów sportowych na których rozgrywane są Mistrzostwa.
2. Organizator zobowiązany jest do przygotowania na 2 tygodnie przed rozpoczęciem zawodów plakatu informacyjnego (wersja drukowana i elektroniczna) zawierającego poza informacjami sportowymi loga AZS oraz partnerów, sponsorów Mistrzostw.
3. Organizator zobowiązany jest do poinformowania o prowadzonej imprezie przedstawicieli lokalnych mediów oraz Akademickiego Przeglądu Sportowego.
4. W dniu zakończenia zawodów organizator zobowiązany jest do przesłania na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. krótkiej relacji (10-20 zdań) z przeprowadzonych zawodów, klasyfikacji końcowej oraz 4 zdjęć z rywalizacji sportowej.

IV. Część sportowa

1. Organizator zobowiązany jest do zabezpieczenia wykwalifikowanej obsługi sędziowskiej dostosowanej do poziomu rozgrywek AMP.
2. Organizator zobowiązany jest do zabezpieczenia obsługi medycznej na każdy obiekt, na którym prowadzone są zawody.
3. Organizator zobowiązany jest do zabezpieczenia obiektów sportowych  oraz sprzętu sportowego pozwalających na przeprowadzenie rywalizacji zgodnie z przepisami danych związków sportowych.
4. Program zawodów i system rozgrywek musi być zgodny z regulaminem AMP oraz schematami stanowiącymi załącznik do tego dokumentu.
5. W programie zawodów organizator zobowiązany jest do przeprowadzenia ceremonii otwarcia oraz zakończenia rywalizacji. Na stosowne ceremonie (ze szczególnym wskazaniem na „otwarcie”) powinni zostać zaproszeni przedstawiciele władz AZS poziomu środowiskowego oraz centralnego.
6. Organizator zobowiązany jest do zabezpieczenia nagród indywidualnych dla najlepszych zawodników/drużyn. Wersja minimalna obejmuje przygotowanie: dyplomów dla najlepszych zawodników w klasyfikacjach indywidualnych oraz pucharów i dyplomów za odpowiednie klasyfikacje drużynowe.
7. W przypadku powołania na dane zawody komisji weryfikacyjnej AMP spoza miejscowości, w której prowadzone są rozgrywki, organizator zobowiązany jest do zabezpieczenia miejsca noclegowego oraz wyżywienia dla osób wyznaczonych przez Koordynatora AMP.

V. Finanse i rozliczenia

1. Zobowiązuje się organizatora do przeprowadzenia zawodów i imprez towarzyszących w ramach środków finansowych uzyskanych z dotacji ZG AZS, z wpłat regulaminowych, z umów sponsorskich i reklamowych, środków własnych oraz innych dotacji.
2. Organizator zobowiązany jest do rzetelnego i terminowego rozliczenia dotacji przekazanej przez Koordynatora AMP oraz stosowania się w tym zakresie do obowiązujących przepisów.
3. Organizator zobowiązany jest do przekazania rozliczenia finansowego z otrzymanej dotacji – na obowiązujących drukach - w terminie 14 dni od zakończenia Mistrzostw, na adres Koordynatora.

Do pobrania:

obowiązki organizatora AMP
obowiązki koordynatora AMP
porozumienie Koordynator AMP - Organizator AMP
oświadczenie dane osobowe
druk preliminarza